برای اتصال نرم‌افزار به سامانه مودیان چه اطلاعاتی نیاز است؟
برای اتصال به سامانه مودیان معمولاً اطلاعات زیر مورد نیاز است:
- شناسه ملی یا کد اقتصادی شرکت
- کلید خصوصی و گواهی امضای الکترونیکی
- شناسه یکتای حافظه مالیاتی
پس از ثبت این اطلاعات در نرم‌افزار، امکان ارسال صورتحساب‌ها فراهم می‌شود.
شناسه یکتای حافظه مالیاتی چیست؟
شناسه یکتای حافظه مالیاتی یک کد منحصربه‌فرد است که توسط سازمان امور مالیاتی برای هر حافظه مالیاتی صادر می‌شود. این شناسه در تمامی صورتحساب‌های ارسالی به سامانه مودیان استفاده می‌شود و برای شناسایی مودی ضروری است.
چرا صورتحساب من در سامانه مودیان ناموفق شده است؟
رد شدن صورتحساب می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد، از جمله:
- اشتباه بودن شناسه کالا یا خدمت
- نامعتبر بودن اطلاعات خریدار
- خطا در مبلغ یا مالیات
- منقضی شدن گواهی امضای الکترونیکی
- مغایرت اطلاعات صورتحساب با قوانین سامانه
جزئیات خطا معمولاً در پیام پاسخ سامانه نمایش داده می‌شود.
تفاوت وضعیت‌های «در انتظار واکنش»، «تایید شده» و «رد شده» در کارپوشه چیست؟
- در انتظار واکنش: صورتحساب ارسال شده و هنوز پاسخ نهایی از خریدار دریافت نشده است.
- تایید شده: صورتحساب توسط خریدار در سامانه مودیان پذیرفته شده است.
- رد شده: صورت حساب توسط خریدار در سامانه مودیان رد شده است.
آیا پس از ارسال صورتحساب می‌توان آن را ویرایش کرد؟
پس از ثبت نهایی و ارسال صورتحساب به سامانه مودیان، شما تنها می توانید مقدار و بهای واحد سطرهای فاکتور خود را ویرایش کنید، این ویرایش حتما باید جهت ارسال صورت حساب اصلاحی صورت گیرد.
مشتری صورت حساب را رد کرده است، چه اقدامی باید صورت گیرد؟
درصورتی که مشتری به دلیل مغایرت در مبلغ یا مقدار کالا/خدمت فروخته شده صورت حساب را رد کرده باشد، میتوانید مبلغ یا بهای واحد را در نرم افزار اصلاح کرده سپس یک صورت حساب اصلاحی ارسال نمایید.
اما در صورتی که مشتری به دلیل مغایرت های دیگر اعم از مغایرت در تاریخ، کالا، اطلاعات خریدار و… صورت حساب را رد کرده باشد، می بایست صورت حساب ابطالی ارسال کرده و یک صورت حساب جدید برای آن مشتری ارسال کنید.
آیا امکان ارسال مجدد صورتحساب رد شده وجود دارد؟
بله. پس از رفع علت خطا و اصلاح اطلاعات مورد نیاز، می‌توان صورتحساب را مجدداً به سامانه مودیان ارسال کرد. نتیجه نهایی پس از بررسی توسط سامانه مشخص خواهد شد.
صورتحساب اصلاحی و ابطالی چه زمانی استفاده می‌شوند؟
- صورتحساب اصلاحی: زمانی که مقدار یا بهای واحد صورتحساب نیاز به اصلاح داشته باشد.
- صورتحساب ابطالی: زمانی که کل صورتحساب باید لغو شود و از اعتبار خارج گردد.
استفاده از هر یک باید مطابق قوانین و ضوابط سازمان امور مالیاتی باشد.
آیا امکان حذف فاکتوری که به سامانه مودیان ارسال شده است وجود دارد؟
خیر. اگر فاکتور در سامانه مودیان ارسال و ثبت شده باشد، امکان حذف آن از نرم‌افزار وجود ندارد. در صورت نیاز، ابتدا باید فاکتور را مطابق ضوابط سامانه مودیان ابطال کنید و سپس در نرم‌افزار نیز عملیات ابطال آن را انجام دهید.
با ابطال فاکتور در نرم‌افزار، اسناد حسابداری مرتبط با آن حذف شده و فاکتور فاقد اعتبار خواهد شد، اما سابقه آن همچنان در سیستم حفظ می‌شود و به‌طور کامل حذف نخواهد شد.
وضعیت صورت حساب ناموفق شده است، چه کاری باید انجام شود؟
در بخش «ارسال و استعلام صورتحساب»، صورتحساب موردنظر را پیدا کنید. سپس در ستون «پاسخ سامانه»، شرح خطا و علت ناموفق بودن ارسال نمایش داده می‌شود. پس از بررسی و رفع مشکل اعلام‌شده، میتوانید صورتحساب را مجدداً به سامانه مودیان ارسال کنید.
وضعیت نامشخص به چه معناست؟
اگر پس از ارسال صورتحساب، وضعیت آن «نامشخص» نمایش داده شود، به این معناست که صورتحساب به سامانه مودیان ارسال شده است، اما هنوز پاسخ نهایی یا وضعیت قطعی آن از سوی سامانه دریافت نشده است.
در این شرایط، از طریق «نرم افزار ارسال فاکتور» روی دکمه «استعلام» کلیک کنید تا آخرین وضعیت صورتحساب از سامانه مودیان دریافت و در نرم‌افزار نمایش داده شود.
خطای کد اقتصادی به چه معناست؟
این خطا زمانی نمایش داده می‌شود که کد اقتصادی خریدار یا فروشنده وارد نشده باشد یا اطلاعات واردشده معتبر نباشد.
- خطای «کد اقتصادی خریدار»: نشان می‌دهد کد اقتصادی خریدار ثبت نشده است یا کد واردشده نامعتبر و نادرست است. در این حالت، اطلاعات خریدار را بررسی و اصلاح کنید.
- خطای «کد اقتصادی فروشنده»: نشان می‌دهد کد اقتصادی فروشنده در تنظیمات نرم‌افزار ثبت نشده است یا مقدار واردشده صحیح نیست. در این حالت، اطلاعات شرکت و کد اقتصادی ثبت‌شده را بررسی و در صورت نیاز اصلاح کنید.
پس از رفع خطا، صورتحساب را مجدداً ارسال نمایید.
اگر صورتحسابی به اشتباه چند بار (تکراری) ارسال شود چه باید کرد؟
در صورتی که یک صورتحساب به اشتباه بیش از یک بار به سامانه مودیان ارسال شده باشد، باید برای صورتحساب تکراری صورتحساب ابطالی صادر و به سامانه مودیان ارسال شود.
پس از ثبت و تأیید صورتحساب ابطالی، صورتحساب تکراری از اعتبار خارج شده و وضعیت آن در سامانه مودیان به‌عنوان ابطال‌شده ثبت خواهد شد.