برای استفادهی مؤثر از سیستم در بخشهای مختلف مانند خرید، فروش، حسابداری و دریافت و پرداخت، لازم است اطلاعات اشخاص (اعم از مشتریان، تأمینکنندگان، یا سایر طرفهای حساب) را به صورت دقیق و یکجا تعریف کنیم. با تعریف یکبارهی اطلاعات هر شخص، از تکرار ورود اطلاعات جلوگیری کرده و در تمامی بخشهای سیستم به آن اطلاعات دسترسی خواهیم داشت. این کار باعث افزایش سرعت و دقت کار با سیستم و همچنین تولید گزارشهای دقیقتر میشود.
نحوه تعریف اشخاص :
برای تعریف و مدیریت اطلاعات اشخاص (مانند مشتریان، فروشندگان و …) در سیستم، مراحل زیر را دنبال کنید:
- ورود به بخش تعاریف: ابتدا وارد بخش “تعاریف” سیستم شوید.
- انتخاب بخش اشخاص: از منوی موجود، گزینه “اشخاص” را انتخاب کنید.
- ایجاد گروه جدید: برای دستهبندی اشخاص بر اساس نوع آنها (مانند مشتریان، فروشندگان و …)، از دکمه “گروه جدید” استفاده کنید.
- ایجاد زیرگروه جدید: برای ایجاد زیرگروههای دقیقتر درون هر گروه (مثلاً تقسیم مشتریان به اشخاص حقیقی و حقوقی)، از دکمه “زیرگروه جدید” استفاده کنید.
- تعریف شخص جدید: برای تعریف اطلاعات یک شخص یا شرکت جدید، ابتدا گروه یا زیرگروه مورد نظر را انتخاب کرده و سپس روی دکمه “جدید” کلیک کنید.
- ویرایش اطلاعات: برای تغییر اطلاعات یک شخص تعریف شده، از دکمه “ویرایش” استفاده کنید.
- حذف شخص: برای حذف یک شخص، از دکمه “حذف” استفاده کنید. توجه داشته باشید که نمیتوان شخصی را که در تراکنشهای قبلی استفاده شده است، حذف کرد.
- تلفیق اشخاص: برای ادغام دو شخص مشابه و انتقال تمامی اطلاعات و تراکنشهای یک شخص به شخص دیگر، از دکمه “تلفیق” استفاده کنید.
- مدیریت دسترسی کاربران: با استفاده از دکمه “حقوق دسترسی”، میتوانید تعیین کنید که هر کاربر به کدام گروه از اشخاص دسترسی داشته باشد.
- چاپ گزارش: برای تهیه گزارش از لیست اشخاص تعریف شده و تبدیل آن به فایل اکسل، از دکمه “چاپ” استفاده کنید.
- انتقال شخص بین گروهها: با کلیک راست روی یک شخص و انتخاب گزینه “انتقال به …”، میتوانید آن شخص را به گروه دیگری منتقل کنید.
نکات مهم:
- برای تعریف یک شخص جدید، ابتدا باید گروه یا زیرگروه مورد نظر را انتخاب کنید.
- قبل از حذف یک شخص، مطمئن شوید که از آن شخص در تراکنشهای قبلی استفاده نشده است.
- با استفاده از گروهها و زیرگروهها، میتوانید اطلاعات اشخاص را به صورت منظم و دستهبندی شده نگهداری کنید.
- با مدیریت دسترسی کاربران، میتوانید امنیت اطلاعات اشخاص را تضمین کنید.