در این قسمت قصد داریم به شما آموزش دهیم که چگونه کالاها و خدماتی که در کسبوکار خود خرید و فروش میکنید را در سیستم تعریف کنید. این تعریف به شما امکان میدهد تا در بخشهای مختلفی مانند خرید، فروش و انبار از این اطلاعات استفاده کنید.
چرا تعریف کالا و خدمات مهم است؟
- کنترل موجودی: برای کالاهایی که در انبار نگهداری میشوند، تعریف آنها در سیستم به شما امکان میدهد تا موجودی انبار را به صورت دقیق کنترل کنید.
- گزارشگیری دقیق: با داشتن اطلاعات دقیق از کالاها و خدمات، میتوانید گزارشهای مختلفی مانند گزارش فروش، گزارش خرید و گزارش موجودی را تهیه کنید.
تفاوت کالا و خدمات:
- کالا: محصولاتی هستند که قابل لمس و انبارش میباشند، مانند موبایل، تلویزیون، پارچه و … .
- خدمات: فعالیتهایی هستند که ارزش افزوده ایجاد میکنند اما قابل لمس و انبارش نیستند، مانند خدمات تعمیر، مشاوره، آموزش و … .
نکات مهم در تعریف کالا و خدمات:
- اطلاعات کامل: هنگام تعریف هر کالا یا خدمت، تمامی اطلاعات مرتبط مانند نام، کد کالا، واحد اندازهگیری، قیمت، گروه کالایی و … را به صورت دقیق وارد کنید.
- گروهبندی کالاها: برای سازماندهی بهتر کالاها، آنها را در گروههای مختلف دستهبندی کنید (مثلاً لوازم الکترونیکی، پوشاک، مواد غذایی).
- خدمات در انبار: برخلاف کالاها، خدمات در انبار قابل ثبت نیستند و فقط در بخشهای خرید و فروش مورد استفاده قرار میگیرند.
نحوه تعریف کالا و خدمات :
ورود به بخش تعاریف: وارد قسمت “تعاریف” در سیستم شوید.
- انتخاب بخش کالا و خدمات: از گزینههای موجود، “کالا و خدمات” را انتخاب کنید.
- ایجاد گروه: برای دستهبندی بهتر، کالاها و خدمات را در گروههای مختلف قرار دهید (مثلاً گروه لوازم الکترونیک، گروه مواد غذایی).
- ایجاد زیرگروه (اختیاری): برای تقسیمبندی دقیقتر در هر گروه، از زیرگروهها استفاده کنید (مثلاً در گروه لوازم الکترونیک، زیرگروه موبایل، لپتاپ).
- تعریف کالا یا خدمت جدید:
- گروه یا زیرگروه موردنظر را انتخاب کنید.
- روی “جدید” کلیک کنید.
- مشخص کنید کالا است یا خدمت.
- تمام اطلاعات لازم مثل نام، قیمت، واحد اندازهگیری و … را وارد کنید.
- نکته: اگر از بارکد استفاده میکنید، قسمت مربوطه را تیکت پشتیبانی ارسال کنید تا برای شما فعال گردد.
- ویرایش اطلاعات: برای تغییر اطلاعات یک کالا یا خدمت، آن را انتخاب کرده و روی “ویرایش” کلیک کنید.
- حذف کالا یا خدمت: برای حذف یک کالا یا خدمت، آن را انتخاب کرده و روی “حذف” کلیک کنید. توجه داشته باشید که نمیتوان کالایی که قبلاً در فاکتورها استفاده شده است را حذف کرد.
- ادغام کالا یا خدمت: برای ترکیب دو کالای مشابه، از “تلفیق” استفاده کنید.
- کنترل دسترسی: مشخص کنید چه کسانی میتوانند به اطلاعات کالاها و خدمات دسترسی داشته باشند.
- گزارشگیری: برای تهیه گزارش از لیست کالاها و خدمات، از “چاپ” استفاده کنید.
- انتقال بین گروهها: برای تغییر گروه یک کالا یا خدمت، آن را انتخاب کرده و گزینه “انتقال به” را انتخاب کنید.
با انجام این مراحل، میتوانید اطلاعات دقیق و کاملی از کالاها و خدمات خود در سیستم داشته باشید و از آن برای مدیریت بهتر کسبوکار استفاده کنید.
نکات مهم:
- دقت در اطلاعات: اطمینان حاصل کنید که اطلاعات وارد شده دقیق و کامل باشد.
- استفاده از بارکد: اگر از بارکد استفاده میکنید، فعال کردن این گزینه به شما کمک میکند تا کالاها را سریعتر شناسایی کنید.