بخش پیش فاکتور فروش جهت ارائه پیش فاکتور به مشتریان و تبدیل آن به فاکتور فروش در آینده مورد استفاده قرار میگیرد .در بخش «پیش فاکتور »، می‌توانید کلیه پیش فاکتور های خود را به همراه جزئیات کامل ثبت و نگهداری نمایید. برای ایجاد یک پیش فاکتور جدید، کافیست روی دکمه ” پیش فاکتور جدید ” کلیک کنید. پنجره‌ای باز میشود که در آن می‌توانید اطلاعات زیر را وارد کنید:
- شماره: این مورد به صورت خودکار توسط سیستم شماره گذاری شده و قابل ویرایش نیست. این شماره به عنوان یک شناسه منحصر به فرد برای هر پیش فاکتور عمل میکند.
- تاریخ: در این فیلد، تاریخ ایجاد پیش فاکتور ثبت میشود. به صورت پیشفرض، تاریخ روز جاری نمایش داده میشود که در صورت نیاز قابل تغییر است.
- خریدار: جهت انتخاب نام خریدار مورد استفاده قرار میگیرد و اگر زمان ثبت پیش فاکتور آن را انتخاب نکنیم بصورت پیشفرض خریدار “متفرقه ” بعنوان خریدار ثبت میشود، لازم به ذکر است در صورتی که شخص مورد نظر در لیست موجود نباشد، ابتدا باید آن را در بخش «تعاریف – اشخاص» تعریف کنید.
- دکمه وضعیت : این دکمه جهت نمایش وضعبت خرید مشتری انتخاب شده در کمبوباکس خریدار استفاده میشود و گزارش خلاصه ای از مقدار خرید طی سه ماه گذشته ، چک های وصول نشده ، مانده حساب و توضیحات درباره مشتری را ارائه میدهد
- لیست قیمت : لیست قیمت ، لیست قیمت گروهی از کالاهاست که در قسمت تعاریف / لیست قیمت تعریف میشود . این گزینه برای راحتی در ثبت فاکتور میباشد و زمانی که یکی از لیست ها را انتخاب میکنیم و کالای انتخاب شده در فاکتور در لیست قیمت انتخاب شده باشد ، نرخ آن کالا در بخش بهای واحد ثبت میشود.اگر لیست قیمتی را انتخاب کردیم و کالای انتخاب شده ما در لیست قیمت وجود نداشت نرخ آنرا باید بصورت دستی وارد کنیم.
- آدرس تحویل : آدرس تحویل اقلام فاکتور به مشتری است که در بخش تعاریف / اشخاص تعریف میشود . در بخش تعریف آدرس میتوان برای هر مشتری 3 آدرس تعریف کرد و یکی از آدرس ها را بعنوان آدرس پیش فرض انتخاب کرد که بصورت اتومات هنگام انتخاب مشتری آن آدرس در فاکتور ظاهر شود . البته که این آدرس در فاکتور قابل تغییر میباشد. در دکمه … جلوی آدرس میتوان آدرس های ثبت شده برای مشتری را انتخاب کرد.
- بارکد : در این قسمت بارکد های کالا های شما را نمایش می دهد که قبلا در تعاریف قسمت کالا و خدمات تعریف کرده اید
- کالا : در این سطر می توانید کالا هایی را که در سیستم تعریف کرده اید را مشاهده و انتخاب کنید برای انتخاب، روی فلش رو به پایین (˅) کلیک کرده و عبارت مورد نظر را جستجو نمایید.
- مقدار : تعداد کالا/خدماتی هست که فروخته اید باید در هر سطر مربوط بنویسید .
- واحد : در اصل واحد اندازه گیری کالا شما هست برای فروشی که دارد اتفاق می افتد.
- توضیح : شما می توانید برای هر سطر فاکتور خود توضیحاتی مربوط به همان سطر را بنویسد که بعدا قابل سرچ هست .
- بهای واحد : این قسمت در اصل قیمت کالا/خدمت هست به ازای هر واحد فروش از آن کالا و یا خدمت که باید آن را بنویسیم .
- تخفیف : مقدار تخفیفی هست که می خواهیم به ازای هر سطر اعمال کنیم و به صورت خودکار اعمال و اضافه میشود .
- مبلغ کل : این بخش به صورت خودکار محاسبه میشود بعد از ضرب مقدار در بهای واحد و کم کردن تخفیف از آن و در این قسمت نمایش داده میشود .
دکمه‌های کاربردی در ثبت پیش فاکتور
در بالای جدول سطرها، مجموعه‌ای از دکمه‌ها قرار گرفته‌اند که برای انجام سریع‌تر عملیات‌های مختلف در هنگام ثبت پیش فاکتور طراحی شده‌اند. این دکمه‌ها عبارتند از:
- کادر جستجو : یک کار خالی وجود دارد که روبروی آن علامت ذره بین وجود دارد این بخش برای جستجو یک عبارت یا عدد در اقلام فاکتور مورد استفاده قرار میگیرد
- سطر جدید : علامت + جهت افزودن ردیف جدید در بخش اقلام فاکتور مورد استفاده قرار میگیرد
- حذف سطر : علامت – جهت حذف ردیف یا ردیف های انتخاب شده در بخش اقلام فاکتورها مورد استفاده قرار میگیرد.
- انتقال سطر به بالا: با کلیک روی این دکمه یا نماد فلش روبه بالا سطر مورد نظر خود به یک سطر بالاتر منتقل میشود.
- انتقال سطر به پایین: با کلیک روی این دکمه یا نماد فلش روبه پایین سطر مورد نظر خود به یک سطر پایین‌تر منتقل میشود
- کپی و الصاق: برای تکرار یک سطر، ابتدا آن را انتخاب کرده و سپس روی دکمه کپی کلیک کنید. سپس در محل مورد نظر، روی دکمه الصاق کلیک کنید تا یک کپی از آن سطر ایجاد شود.
- آیکون هزینه حمل : با زدن این دکمه هزینه حمل در بخش اقلام کالا ایجاد میشود . کلید میانبر این آیتم دکمه F6 است (البته باید کالای هزینه حمل از قبل تعریف شده باشد و در پارامترهای سیستم مشخص شده باشد).
- دکمه اطلاعات : با زدن این دکمه خلاصه وضعیت موجودی کالا نمایش داده میشه.
- دکمه انتخاب چند سطر : با زدن این دکمه بدون نیاز به نگهداشتن دکمه کنترل (CTRL)میتوان چندین سطر را انتخاب کرد ، و تا زمانی که دوباره این دکمه را نزنیم در همین حالت باقی خواهد ماند . برای فعال کردن این دکمه میتوان از کلیدهای ترکیبی کنترل و k استفاده کرد.
- انتقال ستون از سطر قبل: با استفاده از این دکمه، می‌توانید اطلاعات یک ستون را از سطر قبلی به سطر فعلی کپی کنید.
- دکمه مرتب سازی : این دکمه برای مرتب کردن اقلام فاکتور براساس ستون انتخاب شده کاربر میباشد. نکته اینکه بعد از ثبت فاکتور و یا کپی کردن یک سطر این گزینه فعال میشود. کلید ترکیبی کنترل و J منوی مرتب سازی را باز میکند.
- دکمه ستون ها : این دکمه برای نمایش و یا عدم نمایش ستونها اقلام فاکتور میباشد.
- دکمه اکسل : برای ارسال اقلام فاکتور به اکسل مورد استفاده قرار میگیرد . این عمل بوسیله دکمه ترکیبی کنترل و L نیز قابل انجام است.
- دکمه پرینت : برای پرینت اقلام فاکتور مورد استفاده قرار میگیرد و از کلید ترکیبی کنترل و P برای پرینت اقلام میتوان استفاده کرد.
- بخش دریافت / پرداخت :در این بخش با زدن دکمه + منوی انتخاب روش دریافت وجه فاکتور نمایان میشود که با انتخاب روش مورد نظر و پر کردن فرم دریافت از مشتری انجام خواهد شد.
با استفاده از این دکمه‌ها و کلیدهای میانبر، می‌توانید فرآیند ثبت سند را به طور قابل توجهی تسریع کرده و از بروز خطاهای احتمالی جلوگیری کنید.
دکمه‌های عملیاتی در پیش فاکتور
در پایین صفحه ثبت پیش فاکتور ، مجموعه‌ای از دکمه‌ها قرار گرفته‌اند که به شما امکان می‌دهند تا به راحتی پیش فاکتور خود را مدیریت کنید.
دکمه‌های مورد نظر به شرح زیر است:
- ثبت: با کلیک بر روی این دکمه، اطلاعات وارد شده در پیش فاکتور شما در سیستم ثبت خواهد شد و برای استفاده‌های بعدی قابل دسترسی خواهد بود (F2).
- ثبت و جدید (Ctrl+F2): برای ثبت فاکتور فعلی و ایجاد فاکتور جدید به صورت همزمان.
- چاپ:
- چاپ رسمی: چاپ پیش فاکتور شامل تمامی جزئیات.
- تبدیل به فاکتور: زمانی که مشتری پیش فاکتور را تایید کرد و با آن شخص به توافق رسیدید می توانید از این گزینه برای صدور فاکتور فروش استفاده کنید .
- پیوستها : برای افزودن فایل‌های مرتبط به فاکتور مانند اسناد یا تصاویر.
- تخفیف: برای اعمال تخفیف کلی بر روی کل مبلغ پیش فاکتور .
- مالیات بر ارزش افزوده : برای محاسبه و افزودن مالیات بر ارزش افزوده به مبلغ پیش فاکتور.
قابل پرداخت: نمایش مجموع مبلغ قابل پرداخت.