در سیستم به اندیش منظور از ثبت مالی سند حسابداری است که توسط کاربر تولید شده. برای صدور و یا تولید یک ثبت مالی جدید از منوی اصلی گزینه عملیات و از منوی عملیات گزینه ثبت مالی جدید را انتخاب می کنیم. صفحه جدید مطابق شکل 13 گشوده می شود.
شماره سند: در قسمت بالای صفحه سمت راست شماره سند قرار دارد که توسط سیستم با توجه به آخرین ثبت مالی موجود داده می شود. کاربر می تواند در صورت نیاز این شماره را تغییر دهد. فقط باید توجه داشت در طول یکسال شماره تکراری نمی توان داشت. بنابراین باید شماره ای بدهید که وجود نداشته باشد.
تاریخ سند: تاریخ سند نیز با توجه به سند ثبت شده قبلی توسط سیستم داده می شود. ولی کاربر می تواند در صورت نیاز آن را تغییر دهد.
کلیدهای میانبر برای فیلد تاریخ
- با زدن کلید Space تاریخ روز جاری در فیلد تاریخ قرار می گیرد.
- کلید up یک روز به تاریخ اضافه می کند.
- کلید down یک روز از تاریخ کم می کند.
- کلید up Shift +یک ماه به تاریخ اضافه می کند.
- کلید down Shift +یک ماه از تاریخ کم می کند.
- کلید up Ctrl +یک سال به تاریخ اضافه می کند.
- کلید down Ctrl +یک سال از تاریخ کم می کند.
توضیح : در این فیلد کاربر می تواند هر شرح مورد نظر خود را درج نماید. این فیلد در فهرست ثبت های مالی نمایش داده می شود برای راحتی در یافتن سند بهتر است این فیلد را خالی نگذارید.
وضعیت : وضعیت ثبت مالی را نشان می دهد و بازدن دکمه کناری از پیش نویس به تایید و یا از تایید به پیش نویس تبدیل می شود.
نوع : یک ثبت مالی می تواند یکی از انواع عادی، طبقه بندی، اصلاحی، بستن موقت و یا بستن دائم باشد. از انجا که بیش از 99% ثبت های ما عادی هستند سیستم بصورت پیش فرض در این فیلد نوع عادی را قرار می دهد ولی کاربر می تواند آن را در صورت نیاز عوض کند.
سند طبقه بندی معمولا برای وقتی استفاده می شود که معینی که دارای تفصیلی یا پروژه و یا مرکز هزینه نبوده می خواهد تفصیلی دار، پروژه دار و یا مرکزهزینه دار شود بنابراین پس از تغییر معین مانده آن باید بین تفصیلی های یا پروژه های مختلف توزیع گردد.
از آنجا که وقتی یک معین سطحی از تفصیلی داشته باشد باید حتما آن سطح در سند وارد شود. در ثبت های عادی نمی توان چنین کاری را انجام داد یعنی نمی توان معینی که سطح فرضا پروژه دارد را بدون پروژه استفاده کرد. در ثبت با نوع طبقه بندی این امر امکان پذیر است و سیستم سطوح تفصیلی را کنترل نمی کند.
سند اصلاحی: چنانچه می خواهیم ثبتی درج کنیم که اشتباهی که در ثبت های دوره مالی پیش رخ داده اصلاح کنیم از این نوع ثبت استفاده می کنیم.
سند بستن موقت: این ثبت معمولا در پایان سال و برای بستن حسابهای موقت به حساب سود و زیان جاری استفاده می شود. مشخص کردن این نوع ثبت به ما کمک می کند در برخی گزارش ها بتوانیم آنها را فیلتر کنیم و در گزارش نبینیم تا حساب های مربوطه متورم نشوند بخصوص در گزارشاتی که بیش از یک دوره مالی را دربرمی گیرند. و یا می خواهیم مانده حساب های موقت را قبل از بستن بررسی کنیم.
سند بستن دائم : این ثبت به ما کمک می کند مانده چند حساب را به یک حساب خاص ببندیم. مثلا بستن حسابهای مربوط به دارایی های در جریان تکمیل به حساب دارایی ساخته شده. مشخص کردن این نوع ثبت به ما کمک می کند در برخی گزارش ها بتوانیم آنها را فیلتر کنیم و در گزارش نبینیم تا حساب های مربوطه متورم نشوند بخصوص در گزارشاتی که بیش از یک دوره مالی را دربرمی گیرند. و یا می خواهیم مانده حساب های موقت را قبل از بستن بررسی کنیم.
شکل 13
در جدول میان صفحه آرتیکل های سند ثبت می شوند. برای اضافه کردن سطر جدید در آن دکمه + در بالای همین جدول فشرده شود و یا از ترکیب کلید Ctrl + Insert روی صفحه کلید استفاده شود.
در ستون معین و یا سطوح تفصیلی چنانچه کد حساب مرتبط را حفظ هستیم می توانیم تایپ کنیم و در صورت نیاز به بازشدن فهرست حسابها دکمه Space را فشار می دهیم به این ترتیب یک پنجره باز می شود که در آن لیست حساب های نمایش داده می شود. با زدن قسمتی از نام یا کد می توانیم جستجو انجام دهیم و حساب مورد نظر خود را پیدا کرده و کلید Enter را برای ثبت انتخاب بفشاریم.
در ستون شرح موضوع و شرح مورد نظر خود را می نویسم و در ستون های بدهکار و یا بستانکار مبلغ ریال مورد نظر را تایپ می کنیم. در پایین صفحه سمت چپ جمع ستونهای بدهکار و بستانکار و مغایرت احتمالی نشان داده می شود. با زدن دکمه ثبت در پایین سمت راست صفحه ثبت مالی ذخیره می شود.
چنانچه ثبت مالی بالانس نباشد سیستم هشدار می دهد اما در صورت درخواست کاربر آن را ثبت می کند. توجه داشته باشید که ثبت مالی که بالانس نباشد فقط بعنوان یاداشت در نظر گرفته می شود و در هیچ گزارشی دیده نمی شود. بجز گزارش ثبت های مالی غیر موازنه در گزارشات کنترلی.
در پایین سمت راست حساب های شرکت کننده در آرتیکل جاری ثبت مالی دیده می شوند و در کنار نام آنها مانده این حساب نمایش داده می شود. در کنار مانده دکمه کوچک … دیده می شود فشردن این دکمه گردش آن حساب را به ما نمایش می دهد.
دکمه ثبت: با فشردن این دکمه ثبت مالی ذخیره می شود.
دکمه چاپ: فشردن این دکمه ثبت مالی جاری را مطابق با تنظیمات سیستم حسابداری چاپ می کند در صورتیکه شکل چاپ مورد رضایت شما نیست به قسمت تنظیمات حسابداری – چاپ سند مراجعه کنید.
دکمه ثبت مالی جدید: این دکمه ضمن ذخیره سازی ثبت مالی جاری یک ثبت مالی جدید برای شما ایجاد می کند.
دکمه پیوست ها: این دکمه پنجره ای را باز می کند که به کاربر امکان می دهد هر نوع فایل موجود روی کامپیوتر را به این ثبت مالی پیوست کند.فایل پیوست شده در بانک اطلاعاتی جانبی سیستم قرار می گیرد و در صورت حذف از روی کامپیوتر یا تغییر کردن آن نیز برای نسخه ذخیره شده اتفاقی نمی افتد.
دکمه های مرتبط با جدول آرتیکل ها
در تمام جدول هایی که در نرم افزارهای به اندیش وجود دارد وجوه مشترکی دیده می شود چنانچه این جدول برای ورود اطلاعات استفاده شود نوار ابزاری مانند شکل زیر در بالای جدول وجود دارد.
شکل 14
در منتها الیه سمت راست مکانی برای تایپ عبارت دلخواه دارد که این عبارت در تمام ستونهای جدول جستجو می شود.
- دکمه + برای ایجاد سطر جدید است
- دکمه – برای حذف سطر جاری است
- دکمه
سطر جاری را به سمت بالای جدول انتقال می دهد - دکمه
سطر جاری را به پایین تر جدول انتقال می دهد - دکمه
سطر جاری را کپی می کند و به حافظه می فرستد. می توانید این سطر را در این و یا ثبت مالی دیگری کپی کنید. - دکمه
سطری که قبلا در حافظه کپی شده به این ثبت مالی انتقال می دهد.
کلید های میانبر در ثبت مال
- کلید Enter Ctrl + برای کپی کردن محتوای ستون جاری از خط قبل استفاده می شود. مثلا وقتی در ستون شرح هستید شرح سطر قبلی و در صورتیکه در ستون معین هستید معین ثبت قبلی را در این سطر تکرار می کند.
- کلید Ctrl + B این کلید ترکیبی مقدار بدهکار یا بستانکار سطر جاری را به گونه ای تعیین می کند که سند موازنه شود.
- کلید F2 برای ثبت سند
- کلید Ctrl + F2 برای ثبت و باز شدن ثبت مالی جدید.
- کلید Ctrl + E در ستونها مرتبط با حسابها برای ویرایش آن حساب
- کلید Ctrl + T برای مشاهده تاریخچه این ثبت مالی