برای انتقال اسناد حسابداری به فایل باید در سیستم مبدا از منوی عملیات گزینه انتقال فایل و سپس از این منو گزینه انتقال اسناد به فایل را انتخاب کنیم. پنجره ای مانند شکل 23 نمایش داده می شود.
شکل 23
بازبینی اطلاعات قبل از ارسال: برای آنکه اسناد بازه مورد نظر را قبل از انتقال بررسی اجمالی کنید می توانید دکمه پیش نمایش را فشار دهید. اسنادی که در شرایط داده شده صدق می کنند در جدول پایین صفحه نمایش داده می شود. در صورتیکه مشکلی در اطلاعات نمی بینید با فشردن دکمه “ثبت در فایل” مسیر و نام فایل از کاربر پرسیده شده و فایل خواسته شده ایجاد می گردد.
اطلاعاتی که انتقال می یابند فقط شامل آرتیکل های اسناد هستند و شماره اسناد منتقل نمی شود زیرا ممکن است در سیستم مقصد نحوه شماره دهی متفاوت باشد و یا اگر تجمیع اطلاعات چند محل یک شرکت یا اطلاعات چند شرکت یک هولدینگ باشد شماره های مبدا حتما باید تغییر کنند.
خواندن اسناد از فایل: این گزینه برای انتقال اطلاعات فایلی که در مرحله قبل در سیستم مبدا تولید شده به سیستم مقصد به کار می رود. پس از انتخاب این گزینه پنجره ای به شکل 24 نمایش داده می شود.
شکل 24
برای انتخاب فایل حاوی آرتیکل اسناد دکمه خواندن را فشار دهید. پنجره ای باز می شود که امکان انتخاب فایل را بشما می دهد. پس از آن اطلاعات در جدول نمایش داده می شود. می توانید این اطلاعات را مرور کنید.
ایجاد ثبت های مالی: برای انتقال اطلاعات به سیستم باید ابتدا نحوه تولید سند را انتخاب کنید که یکی از دو حالت به تفکیک رویداد و یا به تفکیک تاریخ را می توانید انتخاب نمایید. به تفکیک رویداد برای هر رویداد در سیستم مبدا یک ثبت مالی تولید می کند و به تفکیک تاریخ تمامی رویداد های یک روز را در یک ثبت مالی جای می دهد. چک باکس خلاصه کردن اسناد آرتیکل هایی را که یک حساب معین و تفصیلی های یکسان دارد با هم جمع می کند و بصورت یک سطر نمایش می دهد.
برای درج اطلاعات با شرایط خواسته شده دکمه ثبت را فشار دهید.