برای تعریف حساب معین ابتدا حساب کل مورد نظر را در درخت حسابها انتخاب می کنیم و سپس دکمه جدید را می فشاریم پنجره زیر نمایش داده می شود:
شکل 5
کد: با توجه به کدهای تعریف شده در این حساب کل توسط سیستم پیشنهاد می شود. کاربر می تواند درصورت نیاز کد را تغییر دهد. این کد نباید تکراری باشد.
شرح: نام مورد نظر برای حساب معین در این قسمت نوشته می شود. این نام نباید در ساختار حسابها یعنی بین گروه های حساب، حساب های کل و حساب های معین تکراری باشد.
توضیحات: در این قسمت کاربر می تواند هر عبارت مورد نظر خود را ثبت کند.
ماهیت مانده: چنانچه ماهیت مانده یک حساب معین بدهکار یا بستانکار باشد وقتی سندی در سیستم ثبت شود که باعث خلاف ماهیت شدن آن حساب بشود سیستم به کاربر هشدار می دهد بعلاوه در گزارشات کنترلی می توان حسابهایی را که در طی یک دوره خلاف ماهیت خود شده اند گزارش دهی کند.
سرفصل مالیاتی: در این قسمت می توان مشخص کرد آیا این معین با سرفصل های مالیاتی مربوط به گزارشات فصلی ارتباطی دارد یا خیر و اگر دارد با کدام سرفصل ها این ارتباط وجود دارد. کاربر می تواند از بین 9 سرفصل مالیاتی یک یا چند سرفصل را انتخاب کند.
تفصیلی دارد: این چک باکس مشخص می کند آیا این معین با تفصیلی ها در ارتباط است یا خیر وقتی چک باکس تیک زده می شود یعنی این معین نمی تواند به تنهایی در سند شرکت کند و هرگاه این معین استفاده می شود باید یک تفصیلی هم مشخص شود. مثلا حساب مساعده حتما باید با تفصیلی کارمندی که مساعده گرفته همراه باشد و نمی تواند به تنهایی در سند شرکت کند.
پروژه دارد: این چک باکس وقتی سطح پروژه در سیستم فعال است دیده می شود و مشخص می کند آیا این معین با پروژه ها در ارتباط است یا خیر وقتی چک باکس تیک زده می شود یعنی این معین نمی تواند به تنهایی در سند شرکت کند و هرگاه این معین استفاده می شود باید یک پروژه هم مشخص شود. مثلا حساب هزینه تجهیز کارگاه پروژه حتما باید با پروژه همراه باشد و نمی تواند به تنهایی در سند شرکت کند.
برای ثبت باید کلید تایید فشرده شود.
برای ویرایش حساب معین در درخت حسابها نوار رنگی رو روی حساب معین مورد نظر قرار داده دکمه ویرایش را فشار می دهیم. پنجره شکل 5 نمایش داده می شود و می توانیم اطلاعات لازم را تغییر دهیم و سپس دکمه تایید را فشار می دهیم.
آیا می توان کد یا نام حساب معین را پس از استفاده تغییر داد ؟
بله این کار ممکن است. حتی اگر این معین در سندهایی استفاده شده باشد تغییر نام و کد امکان پذیر است و سیستم بصورت خودکار تمام جاهایی که از این حساب استفاده شده است را با تغییرات جدید هماهنگ می کند.
آیا در معین هایی که با تفصیلی ها ارتباط دارند می توان این ارتباط را به تفصیلی های خاصی محدود کرد؟
بله این امکان وجود دارد. می توان یک معین را به ارتباط با یک یا چند تفصیلی و یا گروه تفصیلی محدود کرد. مثلا معین تنخواه فقط با تعداد محدودی تنخواه دار مرتبط است ولی معین مساعده معمولا با تمامی کارکنان در ارتباط است.
برای آنکه این محدود سازی را انجام دهیم معین مربوطه را انتخاب و دکمه ویرایش را میزنیم دوباره پنجره موجود در شکل 5 ظاهر می شود دکمه ادامه را می فشاریم پنجره دیگری نمایش داده می شود که در آن درخت تفصیلی ها نمایش داده می شود.
اگر بخواهیم یک معین با تمام تفصیلی های یک گروه مثلا کارکنان ارتباط داشته باشد کافی است آن گروه تفصیلی را تیک کنیم. در این صورت در آینده هم هر تفصیلی در گروه کارکنان قرار گیرد می تواند با معین مذکور ارتباط داشته باشد.و چنانچه تفصیلی های خاصی مد نظر باشد فقط همان تفصیلی ها باید تیک بخورند.
شکل 6