قطعی کردن دوره
هر رویداد 4 وضعیت می تواند داشته باشد که عبارتند از : پیش نویس، تایید، رسیدگی و قطعی، سه وضعیت اول روی هر رویداد اعمال می شود ولی قطعی کردن تا یک تاریخ روی تمامی رویداد ها اعمال می شود و قبل از آن اضافه کردن ویرایش و یا حذف هیچ رویدادی ممکن نیست. بعلاوه پس از قطعی شدن امکان برگشت وجود نخواهد داشت.
برای قطعی کردن تا یک تاریخ خاص از منوی اصلی گزینه عملیات و از منوی عملیات گزینه قطعی و یا قفل کردن دوره یا حساب را انتخاب می کنیم پنجره ای به شکل 22 نشان داده می شود.
شکل 22
در قسمت تاریخ قطعی کردن دوره – فعلی تاریخ مورد نظر مثلا 29/12/1402 را وارد می کنیم و سپس دکمه تایید را می فشاریم. سیستم کنترل های لازم برای قطعی کردن دوره را انجام می دهد و در صورت صحت قطعی کردن تمامی رویداد ها تا تاریخ خواسته شده انجام می شود. و در صورت عدم صحت کنترل ها مشکلات موجود به کاربر اطلاع داده می شود.
قفل کردن دوره
قطعی کردن دوره قابل برگشت نیست اما گاهی نیاز است دوره خاصی موقتا قابل تغییر نباشد. به این منظور از قفل کردن دوره استفاده می کنیم. برای قفل کردن تا یک تاریخ خاص از منوی اصلی گزینه عملیات و از منوی عملیات گزینه قطعی و یا قفل کردن دوره یا حساب را انتخاب می کنیم پنجره ای به شکل 22 نشان داده می شود.
در قسمت تاریخ قفل کردن دوره – فعلی تاریخ مورد نظر مثلا 29/12/1402 را وارد می کنیم و سپس دکمه تایید را می فشاریم. برخلاف قطعی کردن در هنگام قفل کردن کنترل خاصی روی رویدادها انجام نمی شود زیرا این عملیات موقت است.
باز کردن یا عقب بردن قفل دوره
برای بازکردن یا عقب بردن قفل دوره کافی است تاریخ داده شده را حذف یا به عقب برگردانیم مثلا از 29/12/1402 به 31/06/1402 تغییر دهیم و دکمه تایید را فشار دهیم. برای حذف قفل تاریخ را پاک کنید.
قفل کردن حساب
گاهی لازم است فقط حساب و یا حسابهای خاصی اصطلاحا قفل شوند یعنی امکان انجام تغییرات در آن حساب تا تاریخ خاص وجود نداشته باشد. به این منظور قفل کردن حساب استفاده می کنیم. برای قفل کردن حساب تا یک تاریخ خاص از منوی اصلی گزینه عملیات و از منوی عملیات گزینه قطعی و یا قفل کردن دوره یا حساب را انتخاب می کنیم پنجره ای به شکل 22 نشان داده می شود.
در پایین پنجره جدولی قراردارد که فهرست حسابها در آن قراردارد و مقابل هر حساب امکان وارد کردن تاریخ وجود دارد. برای قفل کردن یک حساب تا یک تاریخ خاص در ستون قفل تا تاریخ، تاریخ مورد نظر را انتخاب و سپس دکمه تایید را می فشاریم. برای باز کردن قفل هم کافی است تاریخ پاک شود و یا عقب برده شود. سپس کلید تایید فشار داده شود.