برای مشاهده فروشندگان موجود در سیستم و یا تعریف فروشنده جدید از منوی اصلی گزینه اطلاعات پایه و سپس گزینه فهرست فروشندگان را انتخاب می کنیم. صفحه مانند شکل زیر نمایش داده می شود. همانطور که دیده می شود فروشندگان در یک ساختار درختی سازمان دهی می شوند. ساختار این درخت شامل گروه، زیرگروه و نهایتا در آخرین لایه فروشندگان می باشد. این گروه بندی علاوه بر امکان دسته بندی و ایجاد تنظیمات خاص برای هر گروه یا زیرگروه، در تهیه گزارشات و تحلیل اطلاعات نیز بکار می رود.
نحوه ی ایجاد گروه جدید
- به فهرست فروشندگان مراجعه کنید. (شکل 13)
- دکمه گروه جدید را بزنید تا پنجره ی آن باز شود. (شکل 14)
- در بخش شرح، نام گروه را ثبت کنید.
- در بخش نوع حقیقی یا حقوقی بودن فروشندگان داخل این گروه را مشخص کنید تا هنگام ایجاد فروشنده در این گروه به طور خودکار حقیقی یا حقوقی تعریف شوند.
- نکته: اگر این بخش انتخاب نشود، هر بار هنگام ایجاد فروشنده در این گروه سیستم از کاربر می پرسد فروشنده حقیقی ایجاد شود یا حقوقی.
- تفصیلی گروه فروشنده را انتخاب کنید تا فروشندگان جدیدی که در این گروه ایجاد می شوند، تفصیلی آنها در سیستم حسابداری در آن گروه ایجاد شود.
- نکته: اگر بجای گروه تفصیلی، خود تفصیلی را انتخاب کنیم در این صورت تمام فروشندگان ایجاد شده ذیل این گروه به آن تفصیلی مرتبط می شوند.
- در صورت نیاز توضیحات خود را برای این گروه ثبت کنید
نحوه ی ایجاد زیرگروه جدید
روند ایجاد زیرگروه مانند ایجاد گروه است و تنظیمات گروه را نیز به ارث می برد. یعنی مثلا اگر گروه تفصیلی برای این زیرگروه مشخص نشود، از گروه تفصیلی گروه اصلی استفاده می کند.
- به فهرست فروشندگان مراجعه کنید. (شکل 13)
- گروهی که می خواهید برای آن زیرگروه ایجاد کنید را انتخاب کنید.
- دکمه زیرگروه جدید را بزنید تا پنجره ی آن باز شود. (شکل 15)
- در بخش شرح، نام گروه را ثبت کنید
- در بخش نوع حقیقی یا حقوقی بودن فروشندگان داخل این زیرگروه را مشخص کنید تا هنگام ایجاد فروشنده در این گروه به طور خودکار حقیقی یا حقوقی تعریف شوند.
- نکته: اگر این بخش انتخاب نشود، هر بار هنگام ایجاد فروشنده در این گروه سیستم از کاربر می پرسد فروشنده حقیقی ایجاد شود یا حقوقی.
- تفصیلی گروه فروشنده را انتخاب کنید تا فروشندگان جدیدی که در این گروه ایجاد می شوند، تفصیلی آنها در سیستم حسابداری در آن گروه ایجاد شود.
- نکته: اگر بجای گروه تفصیلی، خود تفصیلی را انتخاب کنیم در این صورت تمام فروشندگان ایجاد شده ذیل این زیرگروه به آن تفصیلی مرتبط می شوند.
- در صورت نیاز توضیحات خود را برای این گروه ثبت کنید.
نحوه ی ایجاد فروشنده جدید
- به فهرست فروشندگان مراجعه کنید. (شکل 13)
- گروه یا زیرگروهی که می خواهید در آن فروشنده ایجاد کنید را انتخاب کنید.
- دکمه جدید را بزنید تا پنجره ی آن باز شود. (شکل 16)
- اگر در تنظیمات گروه یا زیرگروه انتخاب شده، نوع حقیقی یا حقوقی مشخص نشده باشد، نرم افزار برای ایجاد فروشنده حقیقی یا حقوقی سوال می پرسد. در غیر این صورت مطابق تنظیمات گروه یا زیر گروه فروشنده را به صورت حقیقی یا حقوقی ایجاد می کند.
- در پنجره ی باز شده مشخصات فروشنده را کامل کنید.
مشخصات عمومی
- فعال: با تیک زدن این گزینه، فعال یا غیر فعال بودن فروشنده را مشخص کنید. اگر فروشنده غیر فعال باشد امکان استفاده از آن نیست اما رویدادهای قبلی قابل مشاهده می باشند.
- مشارکت مدنی: برای فروشندگانی که شامل مشارکت مدنی هستند این تیک را بزنید.
- اتباع غیر ایرانی: اگر اتباع غیر ایرانی می باشد این تیک را بزنید.
- نام*: نام فروشنده را وارد کنید.
- نام خانوادگی*: نام خانوادگی فروشنده را وارد کنید.
- نکته: در تعریف فروشنده حقوقی، بجای نام و نام خانوادگی، نام شرکت وجود دارد.
- کد ملی*: کد ملی را مطابق با اطلاعات شخص وارد کنید.
- نکته: در این بخش به طور پیشفرض هر ترکیبی از اعداد پذیرفته نیست و الگورتیم کد ملی روی آن چک می شود تا از اشتباه در ثبت کد اشتباه جلوگیری شود.
- نکته: در تعریف فروشنده حقوقی، بجای کدملی، شناسه ملی وجود دارد.
- شماره ثبت:
- استان: استان فروشنده را ثبت کنید.
- شهر: شهر فروشنده را ثبت کنید.
- نشانی: آدرس فروشنده را ثبت کنید.
- تلفن:
- فکس:
- همراه:
- ایمیل:
- کدپستی: کدپستی فروشنده را ثبت کنید.
- نکته: در این بخش به طور پیشفرض هر ترکیبی از اعداد پذیرفته نیست و الگورتیم کدپستی روی آن چک می شود تا از اشتباه در ثبت کد اشتباه جلوگیری شود.
- نوع فعالیت: با توجه به فعالیت فروشنده و انواع فعالیتی که در قسمت اطلاعات پایه – فهرست زمینه های فعالیت تعریف کرده اید انتخاب کنید.
- توضیحات:
- تفصیلی مرتبط:
- تفصیلی جدید: برای فروشنده با مشخصات داده شده یک تفصیلی جدید ایجاد می کند. این تفصیلی در گروه تفصیلی ای ایجاد می شود که به گروه یا زیرگروه این فروشنده اختصاص داده شده است. این تفصیلی در سیستم حسابداری فهرست حساب تفصیلی قابل مشاهده است.
- تفصیلی موجود: اگر نیاز به ایجاد تفصیلی جدید نباشد، می توان از بین تفصیلی های از پیش تعریف شده یک مورد را انتخاب کرد.
- نکته: نام و مشخصات فروشنده و تفصیلی می تواند یکسان نباشد و حتی چندین فروشنده به یک تفصیلی مرتبط شوند.
سایر مشخصات
- کد اقتصادی: کد اقتصادی فروشنده را ثبت کنید.
- شماره حساب:
- لیست قیمت:
- مبلغ اعتبار:
- درصد تخفیف:
- نوع فروشنده:
- آدرس تحویل:
سمت ها
- مدیر عامل:
- نکته: اگر کد ملی در مشخصات مدیر عامل نوشته شود، برای خواندن فایل سامانه کد ملی مدیرعامل چک می شود.
- مدیر بازرگانی:
- حسابدار:
- کارپرداز:
کار با فهرست فروشنده
از دکمه ستون ها واقع در بالا سمت چپ پنجره، ستونهای مورد نیاز را جهت نمایش انتخاب کنید.
در زبانه ی فهرست فروشنده دکمه های زیر وجود دارند.
گروه جدید: برای دستهبندی بهتر فروشندگان آنها را در گروههای مختلف قرار دهید. (مثلا گروه با نام های فروشندگان دولتی، کشاورزان و …)
زیر گروه جدید: برای تقسیمبندی دقیقتر در هر گروه، از زیرگروهها استفاده کنید. (مثلا نام شهر ها در گروه فروشندگان.)
جدید: جهت ایجاد فروشنده از این دکمه استفاده کنید.
ویرایش: جهت ویرایش گروه، زیر گروه یا فروشنده از این دکمه استفاده کنید. یا روی آنها دوبار کلیک کنید.
حذف: جهت حذف گروه، زیر گروه یا فروشنده از این دکمه استفاده کنید. اگر اطلاعات وابسته به آن در سیستم وجود نداشته باشد امکان حذف وجود دارد در غیر این صورت باید ابتدا رویدادهای وابسته به آن را حذف کنید.
تلفیق با: این دکمه فقط زمانی که روی فروشنده کلیک کنید نمایش داده می شود و امکان تلفیق 2 فروشنده را فراهم می کند.
- نکته: عمل تلفیق غیر قابل بازگشت می باشد و حساسیت بالایی دارد. بنابراین نهایت دقت کاربر در استفاده از آن نیاز است.
- نکته: با تلفیق فروشندگان فروشنده که به عنوان مبدا انتخاب شده از سیستم حذف و بجای آن فروشنده که در بخش مقصد انتخاب کردهاید قرار داده می شود.
- نکته: اگر کاربر دسترسی تلفیق تفصیلی را در حسابداری داشته باشد، تفصیلی فروشندگان انتخاب شده هم هنگام تلفیق با یکدیگر، پس از تایید کاربر تلفیق می شوند.
حقوق دسترسی: امکان محدود سازی دسترسی های کاربران سیستم را به گروه ها را فراهم می کند.
پیوست ها: امکان اختصاص پیوست را به فروشندگان فراهم می کند.(این دکمه برای گروه ها و زیر گروه ها غیر فعال است.)
چاپ: امکان تهیه لیستی از فروشندگان را فراهم می کند
- انتخاب: در این کار می توانید گروه یا زیر گروه یا فروشندگانی که می خواهید در خروجی چاپ وجود داشته باشند.
- ترتیب: می تواند برحسب کد یا عنوان باشد و چون فروشندگان کد ندارند فقط بر حسب عنوان فعال می باشد.
- ساختار درختی: نمایش و حفظ گروه ها و زیر گروه ها (ساختار درختی) در چاپ.
- فعال و غیر فعال: می توانید انتخاب کنید فروشندگان فعال یا غیر فعال در خروجی باشند یا خیر.
- نکته: ستون هایی در خروجی چاپ نمایش داده می شوند که در قسمت ستون های فهرست فروشنده تیک زده شده باشند.
کلیک راست روی گروه یا زیرگروه:
با کلیک راست روی گروه یا زیرگروه ها در فهرست فروشندگان، منو های زیر نمایان می شوند:
- گروه جدید: با انتخاب این گزینه یک گروه جدید ایجاد می شود.
- زیرگروه جدید: با انتخاب این گزینه یک زیرگروه جدید ایجاد می شود.
- جدید …: با انتخاب این گزینه یک فروشنده جدید ایجاد می شود.
- ویرایش: با انتخاب این گزینه گروه یا زیرگروه انتخاب شده ویرایش می شود.
- حذف: با انتخاب این گزینه گروه یا زیرگروه انتخاب شده حذف می شود.
- انتقال به …: با انتخاب این گزینه گروه یا زیرگروه انتخاب شده به مسیر دیگر در ساختار درختی منتقل می شود.
با انتخاب مقصد انتقال گروه یا زیر گروه می توانید انتخاب کنید آیا کد جدید به آن اختصاص یابد یا با کد قبلی منتقل شود. با زدن دکمه ادامه عملیات مورد نظر انجام می شود.
کلیک راست روی فروشنده:
با کلیک راست روی فروشنده در فهرست فروشندگان، منو های زیر نمایان می شوند:
- گروه جدید: با انتخاب این گزینه یک گروه جدید ایجاد می شود.
- زیرگروه جدید: با انتخاب این گزینه یک زیرگروه جدید ایجاد می شود.
- جدید …: با انتخاب این گزینه یک فروشنده جدید ایجاد می شود.
- ویرایش: با انتخاب این گزینه فروشنده انتخاب شده ویرایش می شود.
- حذف: با انتخاب این گزینه فروشنده انتخاب شده حذف می شود.
- انتقال به …: با انتخاب این گزینه فروشنده انتخاب شده به مسیر دیگر در ساختار درختی منتقل می شود.
با انتخاب مقصد انتقال فروشنده می توانید انتخاب کنید آیا کد جدید به آن اختصاص یابد یا با کد قبلی منتقل شود. با زدن دکمه ادامه عملیات مورد نظر انجام می شود.
- تلفیق با …: با انتخاب این گزینه فروشنده انتخاب شده آماده تلفیق می شود.
- تبدیل به حقوقی: با انتخاب این گزینه فروشنده انتخاب شده اگر حقیقی باشد به حقوقی و اگر حقوقی باشد به حقیقی تبدیل می شود.
- سفارش خرید جدید: با انتخاب این گزینه یک سفارش خرید برای فروشنده انتخاب شده ایجاد می شود.
- فاکتور خرید جدید: با انتخاب این گزینه یک فاکتور خرید برای فروشنده انتخاب شده ایجاد می شود.
- صورت حساب فروشنده: با انتخاب این گزینه صورت حساب فروشنده برای مشتری انتخاب شده نمایش داده می شود.